مديرية الشؤون الإدارية
12 / 04 / 2017

 

مديرية الشؤون الإدارية

تحوي المديرية الأقسام الآتية:

 

قسم الموارد البشرية ويتولى ما يلي:

  • متابعة تعيين الموظفين.
  • متابعة التعديلات على أوضاع الموظفين من (مؤهلات، رواتب، ترفيعات وتنقلات، الخ ..).
  • تنظيم جميع البيانات الخاصة بالموظفين وحفظها في ملفاتهم الخاصة من أوراق شخصية وكتب رسمية ومعاملات ومذكرات.
  • عمل قاعدة بيانات خاصة بالموظفين تشمل جميع البيانات الشخصية كل حسب مديريته ووحدته.
  • الإشراف على موظفي القسم وإرشادهم وتدريبهم.
  • تنظيم كشوفات تخطيط الموارد البشرية.
  • متابعة الكتب الخاصة بالموظفين الواردة من رئاسة الوزراء وديوان الخدمة المدنية ووزارة تطوير القطاع العام ودائرة الموازنة العامة ومديريات الثقافة في المحافظات ومديريات ووحدات مركز الوزارة.
  • متابعة دوام الموظفين من إجازات ومغادرات.
  • تنظيم ملفات الموظفين الشخصية والمكتومة.
  • استقبال المكالمات الواردة إلى الوزارة والصادرة منها وتحويلها حسب الجهة المعنية.
  • تنظيم جداول التشكيلات.
  • إعداد التقارير السنوية وتقييم الأداء.
  • إطلاع الموظفين على مدونة السلوك الوظيفي والتوقيع عليها.
  • إعداد موازنة رواتب الموظفين وإعداد براءات الزيادات والتشكيلات.
  • تحديد الاحتياجات الوظيفية للوزارة.
  • تقديم المقترحات الهادفة لتطوير أساليب العمل وتبسيط إجراءاته.
  • إجراء دراسة ومراجعة للهيكل التنظيمي وإجراء المواءمة بين الموارد البشرية والمهام المناطة بكل وحدة تنظيمية.
  • تفعيل نظام إدارة الشكاوى والاقتراحات بتشكيل لجنة خاصة.
  • المشاركة في أعمال لجان الوزارة وأية لجان أو اجتماعات لها علاقة بطبيعة عمل القسم.

 

قسم التطوير المؤسسي ويتولى ما يلي:

  • إعداد الإطار العام لمشاريع الدراسات والأبحاث ذات الأهمية لعمل الوزارة  التي تساهم في تحسين أساليب العمل ورفعها للرئيس المباشر.
  • متابعة تنفيذ السياسات والبرامج المعتمدة في مجال الإصلاح والتطوير الإداري على المستوى الوظيفي.
  • المشاركة في اعداد الخطة الاستراتيجية للوزارة واعداد النماذج اللازمة لعملية التخطيط.
  • اجراء دراسة ومراجعة للعمليات والخدمات التي تقدمها الوزارة وتطويرها بما يخدم الصالح العام.
  • متابعة تطوير معايير تقييم الأداء المؤسسي.
  • وضع التصور الأولي لبرامج وخطط العمل التنفيذية المتعلقة بمهام ونشاطات القسم ورفعه للرئيس المباشر.
  • الإشراف على موظفي القسم وتقييم أدائهم .
  • إعداد تقارير المتابعة حول الأنشطة والأعمال المكلف بها ورفعها للرئيس المباشر.

 

قسم الديوان ويتولى ما يلي :

  • ترقيم المعاملات الصادرة بشكل متسلسل.
  • تغليف البريد الصادر من الوزارة للجهات الخارجية.
  • حفظ نسخ من الكتب الصادرة في ملف التداول.
  • توزيع النسخ على المديريات.
  • استلام البريد الصادر من الجهات الخاصة في الوزارة والقيام بتصديره بعد التأكد من أن جميع المرفقات والتفاصيل موجوده.
  • إرسال الفاكسات إلى الجهات الخارجية والمديريات التابعة للوزارة.
  • الاستعلام عن المعاملات الواردة للوزارة او الصادرة عنها واستخراج المعاملات المؤرشفة من جهاز الحاسوب وإلحاقها بالمعاملة الواردة.
  • توزيع التعاميم الصادرة على المديريات والتأكد من وصولها.
  • متابعة الكتب والمعاملات ومتابعة إنجاز هذه المعاملات.
  • الاستعلام عن الكتب لمتلقي الخدمة.
  • تسجيل البريد الصادر للجهات الخارجية في الدفتر المخصص لذلك.
  • المساعدة في تأمين الكتب الرسمية العاجلة إما بواسطة الفاكس أو باليد.
  • الرد على استفسارات المراجعين وتقديم الخدمات لهم.
  • أي مهام اخرى يكلف بها من قبل الرئيس المباشر.
  • ادخال معلومات الكتب الموردة (العمل على إدخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الرسمية وأرشفتها إلكترونيا مع مرفقاتها والتدقيق على صحة المعلومات المدخلة والتأكد من أرشفة جميع الأوراق).
  • الاستعلام عن الكتب الموردة مسبقا.
  • العمل على ترميز الملفات غير المُرمزة مسبقا.
  • إدخال معلومات الكتب الصادر (العمل على ادخال المعلومات الخاصة بالمعاملات الرسمية وأرشفتها إلكترونيا مع مرفقاتها والتدقيق على صحة المعلومات المدخلة والتأكد من أرشفة جميع الأوراق)
  • اعداد تقارير احصائية عن الكتب الصادرة.
  • الاستعلام عن الكتب المصدرة مسبقا.

 

قسم الخدمات المساندة ويتولى ما يلي:

  • متابعة أعمال الحراسة والأمن.
  • متابعة أعمال خدمات التنظيف.
  • متابعة انهاء ما يتعلق بالدوائر والمؤسسات الحكومية فيما يتعلق بالوزارة.
  • مساندة أعمال اللوازم في رفد بعض اللوازم الخاصة للوزارة من الجهات المعنية.
  • متابعة مرافق الأبنية من أعمال خدمية وتوفير المواد والوسائل اللازمة للأعمال والمهام.
  • الإشراف على متابعة إنجاز المعاملات ذات الصلة.
  • متابعة تقارير تقييم الأداء الشهري والسنوي لأداء موظفي الخدمات والأمن ورفعها إلى المدير الإداري.

 

قسم اللوازم ويتولى ما يلي:

  • عمل إدخالات وإخراجات اللوازم.
  • تصوير المعاملات والاحتفاظ بنسخة منها وإرسال الأصل إلى الشؤون المالية لغايات صرفها.
  • تثبيت الرصيد على السجلات واخراج المواد المطلوبة الى الموظف المعني او المديرية وفق نموذج إخراج معززا بطلب لوازم.
  • بيان مدى احتياجات الوزارة من القرطاسية واللوازم والزيوت والمحروقات وإعداد كشوفات وتقارير خاصة بذلك.
  • إعداد كتب، ومخاطبة دائرة اللوازم باحتياجات الوزارة.
  • مسك الدفاتر والسجلات حسب الأصول.
  • المتابعة مع الجهات التي تتعامل معها الوزارة لغايات التسليم بالمواعيد.
  • الحفاظ على الاستمرارية وديمومة العمل في المديريات التابعة للوزارة.
  • تزويد المحافظات بالقرطاسية واللوازم.
  • مسك السجلات والكتب المركزية وسجلات اللوحات الفنية.
  • عمل إدخالات وإخراجات للمواد المستلمة (الكتب ، القرطاسية ، اللوازم) وإخراجات إلى المستودعات كل حسب اختصاصه.
  • الجرد الدوري للمواد في القسم.

 

شعبة الحركة وتتولى ما يلي :

  • تفقد السيارة كسائق والعمل على نظافتها وصيانتها يوميا.
  • إعلام مأمور الحركة عن أية أعطال تحدث للسيارة.
  • نقل الموظفين لقضاء أعمالهم الرسمية.
  • إرسال السيارة للإصلاح في حالة العطل بعد أخذ موافقة مأمور الحركة ومتابعة ذلك.
  • الاحتفاظ بسجل يومي لحركة السيارة والأوراق والتصاريح الرسمية الخاصة بها.
  • تجديد ترخيص السيارة والتأمين في الموعد المحدد.
  • التأكد من احتواء السيارة على أدوات السلامة العامة ومتابعة جاهزية المعدات اللازمة لذلك خصوصا طفاية الحريق.
  • إجراء الصيانة الخفيفة للسيارة والتأكد من توفر معدات الصيانة المطلوبة.
  • التأكد من الحصول على تقرير حوادث (كروكي) عند حصول أي حادث للسيارة وإبلاغ المسؤولين وشركة التأمين المختصة بذلك فورا.
  • تفقد الباص كسائق محورين والعمل على نظافتها وصيانتها يوميا.
  • إعلام مأمور الحركة عن أية اعطال تحدث للباص.
  • نقل الموظفين لقضاء أعمالهم الرسمية.
  • إرسال الباص للإصلاح في حالة العطل بعد أخذ موافقة مأمور الحركة ومتابعة ذلك.
  • الاحتفاظ بسجل يومي لحركة الباص والأوراق والتصاريح الرسمية الخاصة بها.
  • تجديد ترخيص الباص والتأمين في الموعد المحدد.
  • التأكد من احتواء الباص على أدوات السلامة العامة ومتابعة جاهزية المعدات اللازمة لذلك خصوصا طفاية الحريق.
  • إجراء الصيانة الخفيفة للباص والتأكد من توفر معدات الصيانة المطلوبة.
  • التأكد من الحصول على تقرير حوادث (كروكي) عند حصول أي حادث للباص وإبلاغ المسؤولين وشركة التأمين المختصة بذلك فورا.
  • نقل البريد اليومي كسائق دراجة وإيصاله الى الجهات المعنية.
  • إحضار البريد المستعجل من الدوائر المعنية.
  • الاحتفاظ بسجل يومي لحركة الدراجة.
  • تفقد الدراجة يوميا قبل التشغيل وإجراء الصيانة الخفيفة فيها عند اللزوم.
  • إرسال الدراجة للإصلاح في حالة تعطلها.
  • تطبيق قواعد وتعليمات المرور والسير على الطرق.

 

شعبة المقسم ويتولى ما يلي:

  • الرد على المكالمات الواردة وتحويلها للفروع المطلوبة.
  • طلب الأرقام الخارجية حسب المطلوب من الأقسام.

 

شعبة اللوحات وتتولى ما يلي:

  • أرشفة اللوحات.